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La check-list pour un onboarding réussi

Date : 18 juin 2024

En période d’essai, 1 cadre sur 3 démissionne à cause d’un onboarding raté. Pour éviter de perdre des talents inutilement, l’intégration doit nécessairement être pensée pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs. En les aidant à se sentir à l’aise et en leur donnant les infos et outils nécessaires, vous réduisez le risque de départs prématurés et vous boostez également leur productivité. De plus, cela permet de créer des liens et de motiver les nouveaux venus dès le début.

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

Comme toujours dans le monde de l’entreprise, les anglicismes sont de mise !

On peut traduire littéralement onboarding par embarquement. C’est l’intégration d’un nouveau collaborateur sur le plan administratif, matériel mais surtout humain. Le terme anglais « onboarder » capture bien cette idée : il s’agit de faire en sorte que la personne soit « embarquée » dans la mission et les valeurs de l’entreprise.

Selon une étude menée par Workelo, le risque de départ d’une nouvelle recrue augmente de 80% lors d’une intégration ratée. Et c’est d’autant plus vrai pour les jeunes talents. Ces derniers, sans réelle expérience professionnelle, ont tendance à subir les premières semaines en entreprise comme une énorme vague de stress. S’il ne se sentent pas bien, à cause d’un onboarding qui n’est pas fait dans les règles de l’art, ils ont tendance à partir, avant même la fin de leur période d’essai.

Imaginez votre nouveau collaborateur comme un explorateur qui découvre un nouveau territoire : vous devez le guider, l’accompagner et l’intégrer progressivement dans un nouvel univers professionnel. L’onboarding consiste à faciliter cette transition en aidant le nouvel arrivant à s’adapter, à se sentir à l’aise et à comprendre sa place au sein de l’équipe.

C’est un moment d’échange et de partage où l’on doit présenter non seulement les procédures et les informations nécessaires au collaborateur fraîchement arrivé, mais aussi la culture de l’entreprise, ses valeurs et ses attentes. C’est lors de l’onboarding qu’il apprend à connaître ses collègues, à comprendre comment fonctionnent les différents services et à se familiariser avec les outils dont il aura besoin pour réussir dans son nouveau rôle.

Quels sont les avantages d’un onboarding de collaborateur réussi ?

S’assurer d’une bonne intégration pour vos nouveaux collaborateurs, c’est aussi bénéfique pour l’entreprise. Pour les organisations qui jouent le jeu de l’onboarding réussi, on observe :

Une réduction du turnover : une bonne intégration aide les nouveaux employés à se sentir bien accueillis et soutenus, ce qui diminue le risque de départs précoces et les coûts associés au recrutement et à la formation de remplaçants.
Une augmentation de la productivité : en fournissant aux nouvelles recrues les outils, les ressources et les informations nécessaires dès le départ, elles peuvent devenir productives plus rapidement.
De l’engagement et de la motivation : un onboarding structuré renforce l’engagement des employés en les aidant à comprendre leur rôle dans l’organisation et en leur montrant que l’entreprise investit dans leur réussite.
Une meilleure intégration culturelle : en présentant clairement la culture, les valeurs et les attentes de l’entreprise, l’onboarding facilite une intégration harmonieuse et réduit les malentendus potentiels.
Une amélioration de la communication : une intégration efficace établit des canaux de communication clairs et ouverts entre les nouveaux arrivants et leurs collègues, ainsi qu’avec la direction.
Un développement des compétences : les formations initiales et le mentorat permettent aux nouveaux employés d’acquérir les compétences nécessaires pour exceller dans leur poste.
Une satisfaction au travail : lorsque les employés se sentent bien intégrés et soutenus, leur satisfaction et leur moral au travail augmentent, ce qui peut conduire à une meilleure performance globale.

En somme, un onboarding bien conçu contribue non seulement au bien-être et à la rétention des nouveaux employés, mais aussi au succès et à la croissance de l’entreprise.

Comment réussir son process d’onboarding ?

Pour maîtriser l’art d’onboarder vos collaborateurs, il y a des étapes à suivre. Qu’importe le profil qui vous rejoint, cette check-list vous assure d’intégrer vos nouveaux employés comme il se doit :

Préparer le terrain avant l’arrivée

Communication préalable : envoyez un email de bienvenue avec des informations utiles sur le premier jour (horaires, dress code, etc.). Cela permet de réduire le stress et de montrer qu’on attend leur arrivée avec impatience.
Poste de travail prêt : assurez-vous que tout est en place avec un ordinateur configuré, un accès aux outils nécessaires et un espace de travail propre et accueillant.

Créer un accueil chaleureux le premier jour

Bienvenue personnalisée : accueillez le nouvel arrivant en personne, présentez-le à l’équipe et organisez un tour des locaux. Un petit déjeuner d’équipe peut aussi faire des merveilles !
Kit de bienvenue, aussi appelé « starter pack » : préparez un kit avec des goodies de l’entreprise, un guide de bienvenue, et tout ce qui peut aider à se sentir à l’aise et apprécié.

Faciliter l’intégration sociale et culturelle

Mentorat et parrainage : associez chaque nouvelle recrue à un mentor ou parrain pour l’accompagner dans ses premiers pas, répondre à ses questions et l’aider à s’intégrer socialement.
Présentation de la culture d’entreprise : expliquez clairement les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. Partagez des anecdotes et des exemples concrets pour illustrer ces points.

Former et informer efficacement

Programme de formation structuré : mettez en place des sessions de formation pour familiariser le nouvel arrivant avec les outils, les processus et les attentes du poste. Assurez-vous que ces formations sont bien planifiées et accessibles.
Documentation accessible : fournissez des guides, manuels et ressources en ligne que le nouveau collaborateur peut consulter à son rythme pour approfondir ses connaissances.

Suivre et soutenir la progression

Réunions régulières : organisez des points réguliers avec le nouveau salarié pour discuter de ses progrès, répondre à ses questions et ajuster les attentes si nécessaire.
Feedback constructif : donnez des retours réguliers et constructifs pour aider le nouveau collaborateur à s’améliorer et à se sentir valorisé.

Encourager la socialisation et la collaboration

Activités d’équipe : planifiez des activités de team building et des déjeuners d’équipe pour favoriser les liens sociaux et créer une ambiance conviviale.
Réseautage interne : encouragez la nouvelle recrue à rencontrer des collègues d’autres départements pour élargir son réseau et comprendre le fonctionnement global de l’entreprise.

Évaluer et ajuster le process

Retour d’expérience : demandez au nouvel arrivant son avis sur le process d’onboarding après quelques mois. Utilisez ces retours pour améliorer continuellement le programme.
Flexibilité et adaptation : chaque personne est différente, donc n’hésitez pas à adapter l’onboarding en fonction des besoins spécifiques de chaque nouveau collaborateur.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque nouvelle recrue se sent bien intégrée, soutenue, et prête à donner le meilleur d’elle-même. C’est bénéfique pour tout le monde : les employés sont heureux et l’entreprise en tire profit !

Bonus : l’offboarding

L’offboarding, c’est le processus de gestion du départ d’un employé d’une entreprise. C’est l’ensemble des démarches administratives, logistiques et humaines effectuées pour assurer une transition en douceur lorsqu’un collaborateur quitte son poste. Contrairement à l’onboarding, qui vise à intégrer les nouveaux employés, l’offboarding se concentre sur la conclusion de la relation de travail de manière positive et structurée.

Les étapes clés de l’offboarding comprennent :

Entretien de départ : il s’agit de discussions formelles pour comprendre les raisons du départ et obtenir des retours sur l’expérience au sein de l’entreprise. Ces informations peuvent être précieuses pour améliorer les pratiques et la culture d’entreprise.
Gestion administrative : cette étape inclut la récupération des équipements (ordinateur, badge, téléphone), la révocation des accès aux systèmes et aux informations sensibles ainsi que la finalisation des aspects financiers, comme le calcul du solde de tout compte par exemple.
Transfert de connaissances : il faut s’assurer que les connaissances et les responsabilités de l’employé partant soient bien transférées à d’autres membres de l’équipe ou à son remplaçant. Cela peut inclure la documentation des projets en cours et des processus.
Aspect humain : dire au revoir de manière respectueuse et conviviale, organiser éventuellement une petite fête de départ et exprimer de la reconnaissance pour les contributions de l’employé. Cela contribue à laisser une impression positive.

Un offboarding bien géré permet non seulement de protéger l’entreprise contre les risques potentiels, mais aussi de maintenir des relations positives avec les anciens employés. Ces derniers peuvent devenir des ambassadeurs de l’organisation et même revenir y travailler dans le futur.

Il est malheureusement encore trop mis de côté par les entreprises, malgré son enjeu.

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